■ 鄢家奇

目前，基层行对信用卡发卡档案的管理与应用基本上都是采取的人工操作处理流程，包括网点收集发卡资料，汇总上交支行主管部门，经编目、成册后，再定期上交二级分行主管部门登记入库进行集中管理。基层行若要借阅或借用发卡档案，则需提出申请，再行提档。一些主管部门为提高档案的查找效率和准确率，会使用WPS表格来辅助档案的管理，收到了较好的效果。

在发卡档案管理中，一个应用频度较高的日常管理环节就是定位或查找档案在档案库中的位置。传统的做法是，当基层行需要借阅或借用发卡档案时，需先向二级分行主管部门提出申请，主管部门则根据借阅档案的基本信息（指档案涉及的持卡人姓名、身份证号码等），通过翻阅人工档案目录或在WPS表格中查找档案目录，从而确定档案在档案库中的位置信息（如归档年份及档案号等），这样就能较快的完成提档流程。由于这一过程以人工操作处理为主，因而存在的问题（主要是档案编目）不少：一是输入或抄写差错。如持卡人身份证号码常存在位数不足或有多余数字等。二是拼写不规范。如持卡人姓名中输入了空格，使得在WPS表格中不能准确查找。三是查找档案的位置信息效率较低。档案管理员有时需要逐册查找档案或逐页翻阅档案编目才能找到，即使通过已经建立的WPS表格化的档案编目进行查找，也因前述两个问题的存在，查找效率仍然不高。

那么，怎样才能提升发卡档案的管理与应用效能呢？基层行重点应从以下两方面努力：

规范发卡档案编目。一个比较可行的做法是，档案编目应至少包括信用卡申请人的主要档案信息：档案归档年份、档案编号、申请人的姓名及其身份证号码等。基层行上交档案时应随同提交一个包含这些档案要素的WPS表格文件，以便开发软件，将其导入数据库，并用于检索发卡档案的位置信息。

做好发卡档案的软件开发。对于这个问题，基层行不应求全，应当切合实际、易于实现、便于应用为首要原则，因此科技赋能应主要针对档案编目的应用开发。软件的核心功能主要包括数字化发卡档案编目和检索档案的位置信息。数字化发卡档案编目主要是将WPS表格中的档案编目信息导入数据库。只是在导入数据库的过程中，软件应当具备足够的智能纠错功能，如检查身份证号码是否正确（包括长度是否为18位、校验码是否匹配等）、过滤姓名中如空格之类的特殊字符、检验姓名与身份证号码是否匹配等，以便对照修改。为简化档案位置信息的检索和档案基本信息的输入，软件在导入档案编目时还应根据姓名自动派生两种形式的姓名拼音字母，比如“笔者”应当分别派生出完整的拼音字母BIZHE和每个汉字的声母字母BZ的组合。而检索档案的位置信息则主要依据待查档案的基本信息进行查找，以便于档案管理员据此入库提档。为便于使用，检索功能应当既支持导入待查档案清单进行批量检索，又支持手工输入档案基本信息进行单个或多个模糊检索，输入检索信息时应当允许输入部分姓名或姓名拼音或身份证号码，以增强人工检索的灵活性。

根据笔者近期应用测试，科技赋能发卡档案的管理与应用后，定位档案的位置信息所需工时至少减少了75%以上，并且检索的方便性、高效性、智能性和档案位置的命中率大为提高，档案管理员的工作强度大为减轻，工作效率大为提高。